Уважаемый Эрих!
В нашем  с вами договоре прописано, что стоимость тренинга зависит от того,  в какой срок вы внесете предоплату. Для того, чтобы стоимость осталась 200 000 рублей, предоплату нужно было внести за 2 месяца до тренинга.  Пени по договору  начисляются не на предоплату, а на основную сумму оплаты в случае просрочки.
Я могу предложить два варианта, чтобы оставить стоимость тренинга 200 000 рублей:
1.Перенести дату тренинга
2.Сделать тренинг частично открытым.  Первая часть тренинга будет теоретическая, куда мы пригласим сторонних слушателей. Вторая часть тренинга будет практической, где будут присутствовать только ваши топ-менеджеры. Они смогут задать свои вопросы и обсудить конфликтные ситуации в закрытой части тренинга.

Уважаемый Эрих!
Штрафные санкции за задержку предоплаты, прописанные в нашем договоре составляют 25000 рублей. Пени  вы  не должны платить, поскольку основную сумму  по договору вы оплатили даже раньше, чем это прописано в договоре.  Соответственно вам нужно доплатить 15 000 рублей, и тогда, действительно, ваши обязательства будут полностью выполнены.
Тренер готов провести тренинг 28-29 июля, как и договаривались изначально, но нам необходимо покрыть штрафные санкции за перенос семинаров в другом городе, которые составили 30000.
Есть еще варианты, как остаться в рамках первоначального бюджета и на нужные вам даты. Если готовы рассматривать – я изложу в следующем письме.

Эрих – директор «Силы слова»
Я - компания-заказчик.
Уважаемый Эрих!
Мы получили от вас дополнительный счет на 30000.  Оплатить этот счет не сможем, такая неустойка не прописана в договоре, нам оплату этого счета не согласуют.  Как я поняла, сумма возникла из необходимости покрыть штрафные санкции тренеру?  Нужно было внести предоплату тренеру, ведь договор был подписан. И  я предупреждала, что  провести оплату быстро не получится, слишком уж большая у нас организация, много согласований.
Так как мы заинтересованы  в проведении тренинга, можем пойти вам навстречу и предложить для проведения тренинга наш конференц-зал. Таким образом, вы сократите свои затраты и выплата компенсации тренеру не сильно повлияет на ваш финансовый результат.

Уважаемый Эрих!
В таком случае бронирую конференц-зал на 28-29 июля. Использование нашего конференц-зала необходимо отразить в доп.соглашении к договору. Мы со своей стороны хотели бы, чтоб в наш договор дополнительно вошла информационная поддержка в объеме пяти часов  по теме конфликтов от тренера. Возможно,  у нас будет необходимость проконсультироваться по конкретным ситуациям после тренинга. Если это возможно, то  поддержку так же надо включить в доп.соглашение.
Что касается приглашения на тренинг посторонних лиц, мы уже  это обсуждали: нам нужен не просто тренинг по конфликтным переговорам, а с большим углублением в нашу специфику и с отработкой на конкретных примерах. Наши партнеры должны быть в неведении относительно наших конфликтов, поэтому их то уж точно не должно быть на тренинге.  Предполагается, что тренинг будет конфиденциальным.

Уважаемый Эрих, нас устроит скайп или телефон. Нужны будут конкретные рекомендации по применению тех технологий, которые будут на тренинге.

Уважаемый Эрих, видимо, я недостаточно ясно выразилась. Мне бы хотелось  получить информационную поддержку без дополнительной оплаты. Я узнала, что это обычная практика для подобного рода тренингов, и другие компании ее предоставляют бесплатно, так как она увеличивает эффективность тренинга.  Нам важно, чтоб от тренинга был результат – это повлияет на наше решение о продолжении сотрудничества.

Уважаемый Эрих, если я правильно поняла, у топ-менеджеров будет личный кабинет на сайте, где они смогут письменно задать вопрос тренеру? Если это так, то замечательно. В любом случае, дополнительные суммы на обучение пока я согласовать не смогу.
Давайте подведем итоги.
1.счет на 30000 мы не оплачиваем
2. бронируем наш  конференц-зал на 28-29 июля
3.тренинг будет закрытый
4.информационная поддержка будет в письменном виде через сайт
Все верно?

Уважаемый Эрих, задавать вопросы на общем форуме нам недопустимо, так как ситуации конфиденциальные.  Личный кабинет или электронная почта будет лучше.
Организацию обедов мы на себя не перекладывали.  В нашем здании есть кафе-ресторан, с которым вы сможете договориться об организации обедов для сотрудников.